Kişisel Verilerin Korunması
Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası
Papira Optik San. Ticaret Limited Şirketi (“Papary”) olarak, 6698 Sayılı
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) olarak
anılacaktır.
Papary, Kanun’un öngördüğü ilkeler kapsamında, kişisel verilerin işlenmesi,
silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin
aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili Kanun’dan kaynaklı
yükümlülüklerini yerine getirmektedir.
Kanun’a uygun bir şekilde düzenlenmiş olan işbu Gizlilik ve Kişisel
Verilerin Korunması Politikası kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin (“veri
sahibi”) erişimine sunulmaktadır.
1. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasının Kapsam ve Amacı
İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, Papira’nın;
• Kişisel verilerin toplandığı yöntemler ve hukuki sebepleri,
• Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiğini (Veri Sahibi
Kategorizasyonu),
• Veri sahiplerinin hangi kategoride kişisel verilerinin işlendiği (Veri
Kategorileri) ve örnek veri türleri,
• İlgili kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanıldığı,
• Kişisel verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği,
• Kamu kurum ve kuruluşları ile resmi makamlar ile gerçekleştirilen kişisel
veri paylaşımı,
• Kişisel verilerin saklanma süreleri,
• Profilleme ve segmentasyon
• Veri sahiplerinin kendi kişisel verileri üzerindeki haklarının neler
olduğunu ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini ayrıntılı olarak belirtmektedir.
a. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri
Papary, kişisel verileri mağazalar, çağrı merkezi, Web Siteleri, sosyal
medya hesapları, e-posta, posta, call center, CCTV, çerezler, fax, idari ve
adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla
işitsel, elektronik veya yazılı olarak, KVK Kanunu’nunda belirtilen kişisel
veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin
Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.
b. Veri Sahibi Kategorizasyonu
Papira, kişisel verilerini işlediği veri sahiplerini aşağıdaki şekilde
gruplamakta olup, bu kişi gruplarının işbu politikada belirtilen süreç ve
hukuki nedenler ışığında genişlemesi söz konusu olabilecektir.
• Müşteri,
• Çevrimiçi Müşteri,
• Ziyaretçi
• Çevrimiçi Ziyaretçi
• İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi
c. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri
No |
Veri
Sahibi |
Veri
Kategorisi |
Veri
Türleri |
1 |
Müşteri |
Kimlik Bilgisi |
Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik
Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum
Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Pasaport Numarası |
İletişim Bilgisi |
Adres (ev/iş), E-posta, Telefon/
Cep Telefonu |
||
Finansal Bilgi |
Banka Hesap Bilgileri, Finansal Hareket
Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri |
||
Müşteri Bilgisi |
Müşteri Numarası, Müşteri Ticari
İlişki Başlangıç / Bitiş Tarihi ve Nedeni, Müşteri Talepleri, Müşteri
Memnuniyet |
||
Özlük ve Meslek Bilgisi |
Emeklilik Bilgisi, Sigorta
Bilgisi, Öğrenim Durumu, Mezuniyer Bilgisi, Bağlı Bulunduğu Organizasyon |
||
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi |
Resmi Tutanaklar ( Polis vb.),
Vekaletname |
||
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Dioptri Bilgileri, Hastane
Raporları |
||
İşlem Güvenliği Bilgisi |
Call Center Kayıtları, Kredi Kart
Numarası, Kredi Kartı Son Kullanma Tarihi |
||
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri |
Ad-Soyad, Yakınlık Derecesi,
Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu |
||
Diğer |
Çağrı Merkezi Kayıtları, CCTV |
||
2 |
Çevrimiçi Müşteri |
Kimlik Bilgisi |
Ad-Soyad, Cinsiyet, Doğum Tarihi,
Doğum Yeri |
İletişim Bilgisi |
Adres(ev/iş),E-posta, Telefon /
Cep Telefonu |
||
Finansal Bilgi |
Banka Hesap Bilgileri, Ödeme
Bilgileri |
||
Müşteri Bilgisi |
Müşteri Numarası, Müşteri Ticari
İlişki Başlangıç / Bitiş Tarihi ve Nedeni, Müşteri Talepleri, Müşteri
Memnuniyet Bilgileri, Ürüne İilişkin Şikayet ve Talep Bilgileri, İnternet
Sitesini Kullanım Alışkanlığı, Arama Detayları, Müşteri Talimat ve Kayıtları |
||
Özlük ve Meslek Bİlgisi |
Emeklilik Bilgisi, Sigorta
Bilgisi, Öğrenim Durumu, Mezuniyet Bilgisi, Bağlı Bulunduğu Organizasyon |
||
Pazarlama Bilgisi |
Ürün Tercihleri, Memnuniyet Anket
Sonuçlar |
||
3 |
Ziyaretçi |
Kimlik Bilgisi |
Ad-Soyad, TC Kimlik Numarası,
Pasaport Numarası |
İletişim Bilgisi |
E-posta, Telefon / Cep Telefonu |
||
İşlem Güvenliği |
5651 logları |
||
Diğer |
Araç Plakası, CCTV |
||
4 |
Çevrimiçi Ziyaretçi |
İşlem Güvenliği |
Şifre, Üye Numarası, Cep Telefonu |
Hukuki İşlem |
IP Adresi |
||
5 |
İş Çözüm Ortağı / Tedrikçi |
Kimlik Bilgisi |
Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik
Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no bv.) Doğum
Tarihi, Doğum Yeri, |
İletişim Bilgisi |
Adres, E-posta, Telefon, Cep
Telefonu |
||
Finansal Bilgi |
Banka Hesap Bilgileri, Finansal
Hareket Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri, Teminat Mektubu Nüshaları
/ |
||
CV ve Meslek Bilgisi |
Öğrenim Durumu, Askerlik Durumu,
Sektör Bilgisi, Bağlı Olduğu Organizasyon, İşe Başlama / Bitiş Tarihi, Unvan, |
||
Hukuki İşlem ve |
İmza Sirküleri, Faaliyet Bilgisi,
Vekaletname |
||
Özel Nitelikli |
Sabıka Kaydı, İmza, Sağlık Bilgisi |
||
Diğer |
Araç Plakası, CCTV, Fotoğraf |
d. Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kullanıldığı
Kişisel veriler, Papira tarafından aşağıdaki amaçlar ile kullanılmaktadır;
• Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için
ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş
süreçlerinin yürütülmesi
• İş Faaliyetlerinin Etkinlik/Verimlilik ve/veya Yerindelik Analizlerinin
Gerçekleştirilmesi Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
• İş Sürekliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
• Lojistik Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası
• Şirket Finans ve Muhasebe İşlerinin Takibi
• Şirket Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Şirket Dışı ve İçi Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
• Ürün ve/veya Hizmetlerin Satış Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Satış Sonrası Destek Hizmetleri Aktivitelerinin Planlanması ve/veya
İcrası
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Müşteri Talep ve/veya Şikayetlerinin Takibi
• Ürün ve Hizmetlerin Satış ve Pazarlaması İçin Pazar Araştırması
Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Ürün ve/veya Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Müşteri Memnuniyeti Aktivitelerinin Planlanması ve/veya İcrası
• Hukuk İşlerinin Takibi ve Hukuki Sorumlulukların Yerine Getirilmesi
• Şirket Faaliyetlerinin Şirket Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun
Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin
Planlanması ve İcrası
• Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi
• Şirket Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Şirket Yerleşkeleri ve/veya Tesislerinin Güvenliğinin Temini
• Şirket Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
• Şirket Yerleşkelerinin ve Taşınırlarının Temini
• Şirket Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması
e. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Papira kişisel verileri yalnızca işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin
Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun’un 8. ve 9.
Maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere ve yurtdışındaki hissedarına
aktarmaktadır.
Bu kapsamda gerçekleştirilen kişisel veri aktarımları, ilgili üçüncü
tarafın sunduğu güvenli ortam ve kanallar aracılığıyla gerçekleşmektedir.
Üçüncü taraflardan alınan hizmetin içeriği ve kapsamına bağlı olarak; veri
sahibi kişisel verilerinin aktarımına gerek olmayan tüm hallerde Pseudonymous
data (takma adlı veri) kullanılarak aktarım yapılmaktadır.
Yukarıda belirttiğimiz yurt içi ve yurt dışı aktarıma konu kişisel veriler,
güvenliklerini sağlayacak teknik tedbirlerin yanısıra; hukuki ilişkinin karşı
tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olması dikkate alınarak
sözleşmelerimizde yer verilen Kanun uyumlu hükümler sayesinde hukuksal olarak
da korunmaktadır.
No |
Veri
Sahibi |
Kişiler
Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor? |
1 |
Müşteri Çevrimiçi Müşteri |
ETK izinleri olan müşterilere
ticari veya mağaza açılışı/kapanışı gibi organizasyonel konuların
bildirilmesi için SMS gönderilmesi amacıyla SMS Tedarikçisi ile iletişim
bilgilerinin paylaşılması; Müşteriye e-faturasının elektronik olarak
gönderilmesi için e-fatura tedarikçisi ile fatura bilgilerinin paylaşılması;
Müşteri talep ve şikayetlerinin çözümü amacıyla kişisel verilerin Call Center
ile paylaşılması; Tüketicilerin Tüketici Hakem Heyetine başvurması durumunda
savunma dilekçesi hazırlanması amacıyla kişisel verilerin avukat ile
paylaşılması; Satın alınan ürünün adına teslim edileceği kişi bilgisinin
kargo şirketi ile paylaşılması; Cam ve Lens gibi ürünlerin tedarik
edilebilmesi amacıyla kişisel verilerin tedarikçi ile anonim olarak
paylaşılması; Raporlama ve istatistiki çalışmalar kapsamında Müşteri kişisel
verilerinin Papira hissedarı GrandVision ile paylaşılması; Fiziki ve
elektronik müşteri verilerinin saklanması amacıyla tedarikçiler ile
paylaşılması; ve Web sitesi kullanım tercihleri ve gezinti geçmişi,
segmentasyon yapılması ve Müşteri ile beğeni ve tercihleri doğrultusunda
iletişime geçilmesi amacıyla anlık mesajlaşma hizmeti sağlayıcıları da dahil
olmak üzere yurt içi ve dışında destek alınan üçüncü taraflarla paylaşılması
gibi süreçler söz konusudur. |
2 |
İş Çözü Ortağı/ Tedarikçi |
AVM Papira mağazalarında yapılacak herhangi bir çalışma
söz konusu olduğunda kimlik verilerinin AVM yönetimi ile paylaşılması; ve
Fiziki ve elektronik iş çözüm ortağı / tedarikçi verilerinin saklanması
amacıyla tedarikçiler ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur. |
f. Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Resmi Makamlar ile Gerçekleştirilen
Kişisel Veri Paylaşımı
No |
Veri
Sahibi |
Kişiler
Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor? |
1 |
Müşteri /Çevrimiçi Müşteri |
Müşterilerin dioptri verilerinin,
müşterilerin gözlük ve cam haklarından faydalandırılabilmeleri amacıyla
Sosyal Güvenlik Kurumu (“SGK”) ve müşteri TBMM üyesi ise TBMM ile
paylaşılması; SGK ve Sağlık Bakanlığı denetimi sırasında müşteri kişisel
verilerinin SGK ile paylaşılması; Mağazada gerçekleştirilen hukuka aykırı
durumların savcılık gibi ilgili resmî kurumlara bildirilmesi; ve Vergi
denetimleri sırasında fatura ve tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı
temsilcileri ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur. |
2 |
Ziyaretçi / Çevrimiçi Ziyaretçi |
Papira, işlettiği elektronik
ticaret platformlarına yapılan ziyaret veya üyeliğe ilişkin kişisel veriler
ve gezinme bilgileri gibi trafik bilgileri; hukuki yükümlülükler kapsamında
(suçla mücadele, devlet ve kamu güvenliğinin tehdidi ve benzeri ancak bununla
sınırlı olmamak üzere Papira’nın yasal veya idari olarak bildirim veya bilgi
verme yükümlülüğünün mevcut olduğu durumlarda) yasal olarak bu bilgileri
talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılması; log
kayıtlarının resmi kurumlar ile paylaşılması; ve kamera kayıtlarının talep
edilmesi durumunda savcılık ve mahkeme gibi resmi kurumlar ile paylaşılması
gibi süreçler söz konusudur. |
3 |
İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi |
İş Çözüm Ortağı / Tedarikçiler ile
gerçekleştirilen ilişkiler kapsamında açılan cari kartların Ticaret Sicil
Müdürlükleri ve noter ile paylaşılması; Muhasebe tarafından yapılması gereken
yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi amacıyla ilgili kamu kurumları ve
noterler ile kişisel verilerin paylaşılması; Vergi denetimleri sırasında
fatura ve tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileri ile
paylaşılması; ve Mevcut ticari ilişkiden kaynaklı ödeme yükümlülüğünün yerine
getirilebilmesi amacıyla finansal verilerin banka ile paylaşılması gibi
süreçler söz konusudur. |
g. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
Papira işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme
amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza eder.
Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’nda bu süreler yaklaşık
olarak aşağıdaki gibidir:
Veri Tipi |
Saklama
Süresi |
Hukuki
Dayanağı |
Müşterilere İlişkin Kişisel
Veriler |
Hukuki ilişki sona erdikten
itibaren 10 yıl; 6563 Kanun ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca 3 yıl |
6563 Sayılı Kanun, 6102 Sayılı
Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun, 6502 Sayılı Kanun, |
İş Çözüm Ortağı / Tedarikçilere
İlişkin Kişisel Veriler |
Hukuki ilişki sona erdikten
itibaren 10 yıl |
6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı
Kanun ve 213 Sayılı Kanun |
İş Başvurusu Sırasında Alınan CV
ve Özlük Bilgileri |
2 yıl |
Geçmişte Başvuran Adaylar ile Yeni
Pozisyonlar Hakkında İletişime Geçilmesi |
Çağrı Merkezi Ses Kayıtları |
3 yıl |
6563 Sayılı Kanun ve ilgili
ikincil mevzuat |
Çevrimiçi Müşterilere İlişkin
Kişisel Veriler |
Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 yıl; 6563 Kanun ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca 3 yıl |
6563 Sayılı Kanun, 6102 Sayılı
Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun, 6502 Sayılı Kanun, |
Potansiyel Müşterilere İlişkin
Kişisel Veriler |
1 yıl |
Geriye Dönük Olarak Analiz
Yapılması |
Ziyaretçilere İlişkin Kişisel
Veriler (Kamera Kayıtları) |
3 ay |
Güvenliğin Sağlanması |
Çevrimiçi Ziyaretçilere İlişkin
Kişisel Veriler |
2 yıl |
5651 Sayılı Kanun |
Muhasebe ve Finansal İşlemlere
İlişkin Tüm Kayıtlar |
10 yıl |
6098 Sayılı Kanun |
h. Veri Sahiplerinin Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu
ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri
Veri sahiplerinin Kanun Madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda
belirtilmiştir:
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp
kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü
kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların
düzeltilmesini isteme,
• KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin
silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin
aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz
edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz
etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara
uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; Papary Web
Sitesi’nden erişebileceğiniz “İletişim Formu”, ve Papary resmi e-mail adresi
[email protected] ve resmi telefon hattı olan “0212 263 73 73”
numarası üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri
ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz.
2. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Şartları
Papira, iş süreçleri kapsamında fiziki, elektronik, Web Sitesi, E-mail gibi
kanallardan toplayarak işlediği kişisel verileri, Kanun Madde 7, 17 ve Türk
Ceza Kanunu Madde 138 uyarınca ilgili kanunların öngördüğü süreler ve/veya
işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklamaktadır. Bu sürelerin
sona ermesi durumunda ise Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim
Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri ve Kişisel Verilerin Silinmesi,
Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi uyarınca silecek, yok edecek
veya anonim hale getirecektir.
Papira tarafından kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili
kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale
getirilmesi işlemini ifade etmektedir. Papira tarafından kişisel verilerin yok
edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez,
geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade
etmektedir.
Papira tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel
verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya
belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini
ifade etmektedir.
Papira, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale
Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırladığı Kişisel Verilerin Saklanması
ve İmhası Politikası kapsamında silme, yok etme ve anonim hale getirmeye
ilişkin yöntemleri ve aldığı teknik ve idari tedbirleri ayrıntılı olarak
açıklamaktadır. Bu Politika’da ayrıca Yönetmeliğin öngördüğü periyodik imhanın
gerçekleştirileceği zaman aralığı 6 ay olarak belirlenmiştir.
3. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda Yapılacak
Değişiklikler
Papira, işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda her
zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Gizlilik ve
Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın yayınlanmasıyla birlikte derhal
geçerlilik kazanır. İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması
Politikası’ndaki değişikliklerden haberdar olmanız için, sizlere gerekli
bilgilendirme yapılacaktır.